U bevindt zich in
OpenStandaarden
Dwarsligger
Menu terugstartPas Toe Of Leg Uit Aanbieding Actieplan NOIVDefinitiesToegankelijkheidVerplicht gebruikVerplichte-BestandsformatenVolgens ForumStandaardisatieWaarom OpenStandaarden

Verplichte-Bestandsformaten

De standaard voor digitale toegankelijkheid (EN 301 549) is verplicht voor de (semi-)overheid.
Daarnaast zijn er andere standaarden die een relatie hebben met digitale toegankelijkheid, en waarvoor ook de ‘pas toe of leg uit’-verplichting geldt.
Het gaat om bepaalde bestandsformaten voor PDF’s en voor bijvoorbeeld tekstbestanden, presentaties en spreadsheets.

Wet- en regelgeving rond open standaarden
Voor alle organisaties binnen de publieke sector geldt een 'pas toe of leg uit'-verplichting voor de open standaarden op de ‘pas toe of leg uit’-lijst van het Forum Standaardisatie.
Dit houdt in dat organisaties bij aanschaf van ICT-producten en -diensten boven € 50.000 de relevante standaarden van de lijst moeten eisen.
Als zij dit niet doen, moeten zij dit in hun jaarverslag verantwoorden.

De Wet Hergebruik Overheidsinformatie en de Wet Openbaarheid van Bestuur bepalen daarnaast dat overheidsorganisaties documenten in ieder geval moeten publiceren in een bestandsformaat dat op de lijst met verplichte standaarden van het Forum Standaardisatie staat.

Geen verplichting voor intern gebruik
De ‘pas toe of leg uit’-verplichting voor de documentstandaarden op de lijst geldt voor communicatie met burgers, bedrijven of andere overheden.
De verplichting is er niet voor intern gebruik binnen een overheidsorganisatie.

Toegestane versies van PDF en kantoorbestanden
Toegestane versies PDF
Op de lijst met ‘pas toe of leg uit’-standaarden zijn meerdere versies van PDF opgenomen.
Versie 1.7, versie A1 en versie A2 zijn toegestaan.
Organisaties die PDF-bestanden publiceren op hun digitale kanalen moeten dus voor één van deze versies kiezen.

Toegestane versies kantoorbestanden
Voor kantoorbestandsformaten staat ODF op de ‘pas toe of leg uit’-lijst.
Dit staat voor Open Document Format.
Het is een open standaard voor bijvoorbeeld tekstbestanden (.odt), spreadsheets (.ods) en presentaties (.odp).
Alle gangbare Office-pakketten zoals Microsoft Office, Open Office en LibreOffice kunnen bestanden met deze extensie openen en bewerken.
Ook kunnen deze programma’s bestanden in dit bestandsformaat opslaan.

PDF of ODF?
In de meeste gevallen is PDF het meest geschikte formaat voor publicatie en externe communicatie met burgers en bedrijven.
Als een overheidsinstantie besluit om informatie te publiceren in een niet-standaard formaat zoals Microsoft Word of Excel, dan moet dezelfde informatie daarnaast ook in een open formaat zoals ODF worden aangeboden.

Wat mag een overheidsorganisatie van burgers en bedrijven eisen?
De ‘pas toe of leg uit’-verplichting geldt ook voor de bestanden die de overheid van burgers en bedrijven ontvangt.
Een overheidsorganisatie mag niet eisen dat een burger een bestand in een formaat aanlevert dat niet op de ‘pas toe of leg uit’-lijst staat, zoals .doc of .xls.

Kantoorbestanden toegankelijk maken
Verplichte bestandsformaten versus digitale toegankelijkheid
Voorgaande tekst gaat over het gebruik van bepaalde typen bestandsformaten, zoals PDF 1.7 en ODF, bij het publiceren van kantoorbestanden.
Deze bestandsformaten vallen onder de definitie van ‘open standaard’ en zijn opgenomen op de ‘pas toe of leg uit’-lijst.

Ook voor digitale toegankelijkheid bestaat er een verplichte open standaard: EN 301 549.
De website DigiToegankelijk.nl gaat over deze standaard.
Anders dan de standaarden voor PDF en ODF gaat EN 301 549 over de inhoud van webpagina’s, apps en kantoorbestanden.
Het is dus een ander soort standaard.
Wie aan de slag gaat met een PDF of kantoorbestand moet daarom zowel rekening houden met de bestandsformaten die op de ‘pas toe of leg uit’-lijst staan, als met de inhoudelijke eisen aan toegankelijkheid die in de standaard EN 301 549 zijn beschreven.

Uitzondering voor het toegankelijk maken van sommige kantoorbestanden
In het toegankelijkheidsbeleid van Nederland is een uitzondering voor sommige soorten kantoorbestanden vastgesteld.
Het gaat om bestanden die voor een bepaalde datum zijn gepubliceerd.

Als een kantoorbestand onder de voorwaarden van deze uitzondering valt, hoeft het dus niet toegankelijk te worden gemaakt.
Met andere woorden:
het bestand hoeft niet te voldoen aan de standaard EN 301 549 voor digitale toegankelijkheid.
De verplichting om voor dit bestand een bestandsformaat van de ‘pas toe of leg uit’-lijst te gebruiken blijft echter wel altijd bestaan.

Bron: DigiToegankelijk op 15 november 2017.

Valid HTML 5.0 Valid CSS
© 2018 dwarsligger.org/
overname met bronvermelding is toegestaan.
Pagina grootte: 9101 bytes.
Gemaakt met Ron's Webber versie 180313a.
Pagina gemaakt in 0.006 seconden,
Pagina aangepast op 15 March 2018 14:57:00.