Stappen Toegankelijkheid
Zijn de digitale kanalen(websites en mobiele apps) van je organisatie op dit moment nog niet toegankelijk?
Of weet je niet precies hoe de zaken ervoor staan?
Gebruik dan dit stappenplan om concreet te maken wat je als organisatie al aan toegankelijkheid doet en nog gaat doen.
Stap 1: Inventarisatie
Het uitgangspunt van je plan van aanpak is een inventarisatie.
Verzamel alle informatie die bekend is over de toegankelijkheid van de digitale kanalen.
Maak per kanaaleen overzicht met de volgende gegevens:
- Visie en verklaring
- Bouw
- Wanneer en door wie is de website gebouwd, en is daarbij rekening gehouden met toegankelijkheid?
En hoe zit dat met latere aanpassingen en updates van de website of het CMS?
- Wat is de naam van het CMS?
- Is de leverancier van de website bekend met de verplichte toegankelijkheidseisen?
- Externe systemen
- Welke externe systemen worden door de organisatie gebruikt?
Denk aan zaaksystemen, een systeem om de website te archiveren, enzovoorts.
- Zijn er gegevens beschikbaar over de toegankelijkheid van deze systemen?
- Redactie
- Zijn de redacteuren op de hoogte van de voor hen relevante
toegankelijkheidseisen?
Zo ja, op welke wijze is dit vastgelegd in processen rondom het beheer van de website?
- Heeft de redactie trainingen gevolgd op het gebied van toegankelijkheid?
- Testen
- Zijn er in het verleden tests uitgevoerd om de toegankelijkheid van de site te meten, en zijn de rapporten van deze tests nog beschikbaar?
- Maakt de organisatie gebruik van diensten die de toegankelijkheid van de site monitoren?
- Worden er intern controles uitgevoerd op het gebied van toegankelijkheid?
Stap 2: Maatregelen
Op basis van de inventarisatie bepaal je als organisatie welke maatregelen je op welke termijn gaat treffen,
om te werken aan de toegankelijkheid van het digitale kanaal.
Voorbeelden van maatregelen zijn:
- Het onderwerp aankaarten bij het bestuur.
- De eigen leverancier en/of een andere dienstverlener inschakelen voor (advies over) het toegankelijk maken en houden van de website.
- Afspraken maken met leveranciers van externe pakketten over het verbeteren van de toegankelijkheid van deze pakketten.
- Mocht een nieuwe website al in de planning staan: in de
aanbesteding eisen dat de website toegankelijk wordt opgeleverd, met een CMS dat toegankelijkheid niet in de weg staat.
- Redacteuren een training laten doen of de
informatie op deze website laten lezen.
- De Toegankelijkheidsassistent door de leverancier laten installeren in het CMS.
- De redactie wijzen op het bestaan van PDF-checkers.
- Een proces inrichten voor het toegankelijk plaatsen van nieuwe informatie.
- De website en/of het CMS laten testen op toegankelijkheid.
Let op: Alleen met een test waarbij alle toegankelijkheidseisen worden meegenomen heb je goed inzicht in de toegankelijkheid.
Bij automatische tests wordt maar naar een klein gedeelte van de eisen gekeken.
Voor de overige eisen is een handmatige controle nodig.
- Een proces inrichten om zelf intern periodiek op toegankelijkheid te testen.
Stap 3: Toegankelijkheidsverklaring
Nu je weet hoe de zaken ervoor staan en welke maatregelen de organisatie gaat treffen kun je de
toegankelijkheidsverklaring opstellen of aanpassen.
Ook als een digitaal kanaal nog niet toegankelijk is, moet je zo snel mogelijk een verklaring opstellen.
In de verklaringbeschrijf jewelke maatregelen je op welke termijn gaat treffen.
Gegevens uit de toegankelijkheidsverklaring worden vermeld in het
overzicht van de toegankelijkheid van overheidswebsites.
Stap 4: Maatregelen uitvoeren
De volgende stap bestaat uit het uitvoeren van de voorgenomen maatregelen.
Resultaten van deze maatregelen neem je in de
toegankelijkheidsverklaring op.
Heb je bijvoorbeeld een test laten uitvoeren, dan kun je in de verklaring verwijzen naar het rapport.
Met de
invulassistent kun je een bestaande verklaring eenvoudig aanpassen.
Stap 5: Ga naar stap 1
Toegankelijkheid is geen eenmalig project, maar een doorlopend proces.
Door organisatorische en procesmatige maatregelen te nemen kan toegankelijk werken een gewoonte worden binnen de organisatie.
Daarnaast is het belangrijk om de vinger aan de pols te houden door regelmatig te testen.
De toegankelijkheidsverklaring moet elk jaar worden vernieuwd, zodat deze altijd actueel is.
Tussentijds aanpassen mag natuurlijk ook.
Met dit stappenplan kun je op een rijtje zetten wat er gewijzigd is.
