Inhoud van Archieven
Inhoud van archieven
Overheidsorganisaties zijn verplicht om archieven bij te houden.
Dat is vastgelegd in de Archiefwet.
Het toegankelijk maken van archieven kan veel tijd en geld kosten.
Op deze pagina vind je tips om met inhoud in archieven om te gaan.
Daarnaast is beschreven wat verplicht is onder het huidige en toekomstige beleid.
Om welke inhoud gaat het?
Archieven bevatten inhoud die niet meer actueel of relevant is en die meer niet wordt bijgewerkt of aangepast.
Gearchiveerde inhoud moet op een digitaal kanaal als zodanig te herkennen zijn, bijvoorbeeld doordat het in een apart archiefgedeelte van de website is geplaatst.
Beleid sinds 1 juli 2018
Op 1 juli 2018 trad in Nederland nieuwe wetgeving in werking die het 'pas toe of leg uit'-regime voor digitale toegankelijkheid vervangt.
Vanaf dat moment geldt de volgende regel:
- De inhoud van archieven hoeft niet toegankelijk te zijn, als het archief aan de volgende twee voorwaarden voldoet:
- De inhoud van het archief is niet noodzakelijk voor actieve administratieve processen.
- De inhoud van het archief wordt niet meer bijgewerkt of aangepast na 23 september 2019.
Omgaan met uitdagingen
Met de volgende tips voldoe je op een haalbare manier aan de Archiefwet én zorg je ervoor dat alle bezoekers toegang hebben tot de informatie in de archieven:
- Geef in de toegankelijkheidsverklaring duidelijk aan hoe je organisatie omgaat met archieven.
- Bied bezoekers de mogelijkheid om informatie uit het archief toegankelijk op te vragen.
De bezoeker kan bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij een webpagina of een PDF-document uit 2008 graag zou willen inzien.
De redactieleden kunnen het document of de pagina dan toegankelijk maken en toesturen en direct ook wijzigen op de website.
Op die manier voldoet de organisatie aan de wens van de bezoeker zonder enorme investeringen op voorhand te doen.
- Statistieken van de website kunnen inzicht geven in de belangrijke pagina’s en bestanden uit het archief.
Als bepaalde inhoud regelmatig wordt opgevraagd is het belangrijk die pagina’s toegankelijk te maken.
Worden pagina’s zelden of nooit geraadpleegd, of neemt het bezoek sterk af, dan kan worden gesteld dat het niet loont deze pagina’s nog toegankelijk te maken.
In combinatie met de mogelijkheid deze informatie alsnog toegankelijk op te vragen is hiermee een sluitend alternatief geboden,
en worden kosten en tijd bespaard.
- Zorg dat nieuwe inhoud die naar het archief gaat wel direct toegankelijk is.
